När behöver cateringen veta antal och allergier?

Det bestämmer lokalen, och tidsgränsen skiljer sig mellan lokaler. Fråga när ni skriver avtalet, få svaret skriftligt och lägg ert OSA-datum så att ni hinner påminna gäster som inte har svarat innan dess. Fråga också hur sent ni kan ändra antalet och vad en sen ändring kostar.

Måste vi erbjuda flera rätter?

Nej. En gemensam meny med anpassade tallrikar för dem med allergi eller specialkost fungerar bra och är enklare för köket. Erbjuder ni val måste gästerna välja i förväg och köket veta vem som valt vad, så fråga lokalen vad den kan laga i flera varianter samma kväll innan ni frågar gästerna.

Hur gör vi med gäster som inte har svarat när bordsplaceringen görs?

Påminn dem med ett sista datum. Under tiden kan ni placera dem preliminärt, så att placeringen går ihop om de kommer. Till köket skickar ni det antal ni har bekräftat, och ni frågar lokalen hur sent ni kan lägga till någon.

Runda eller långa bord?

Det avgör rummet och vad lokalen har. Långa bord får ofta plats med fler i ett smalt rum eller på en terrass, och gästerna pratar med dem bredvid och mittemot. Vid ett runt bord kan alla prata med alla, men det tar mer golvyta. Be om en ritning med mått och lokalens bordslista innan ni bestämmer er.

Meny, allergier och bordsplacering på ett bröllop utomlands

Kort svar

Fråga efter menyval och allergier i samma OSA-svar som ja eller nej, per gäst och inte per hushåll. Samla svaren i en enda lista till köket, på ett språk köket arbetar på, med varje gästs namn och bord. Inom EU ska en catering kunna tala om vilka av de 14 allergenerna i EU:s förordning om livsmedelsinformation en rätt innehåller, även när maten inte är förpackad. Utanför EU gäller landets egna regler, så fråga lokalen skriftligt. Gör bordsplaceringen när ni vet vilka som kommer, och be lokalen om en ritning med mått och en lista över borden de faktiskt har innan ni placerar någon.

Hemma kan ni ringa restaurangen, åka dit en eftermiddag och peka. Utomlands har ni ofta ett kök som talar ett annat språk, en lokal ni bara har sett på bilder och gäster från flera familjer, ibland från flera länder. Det som avgör om middagen fungerar är sällan maten. Det är om rätt uppgift når rätt person i tid. Den här guiden går igenom ordningen: vad ni frågar gästerna, vad köket behöver, vad lokalen ska kunna svara på och hur ni gör bordsplaceringen på avstånd.

Samla menyval och allergier i OSA-svaret, inte i efterhand

Varje fråga ni ställer i ett eget mejl efter OSA är en fråga som en del gäster aldrig svarar på. Lägg därför allt i samma svar:

Kommer ni? Ja eller nej, och vilka i sällskapet, med namn. Barn med ålder, om köket lagar barnportioner.
Menyval, om ni erbjuder val. Fråga lokalen först vad köket kan laga i två eller tre varianter samma kväll, så att ni inte lovar gästerna något som inte går.
Allergier och specialkost per person, i fritext. Be gästerna skriva vad de inte tål, inte bara en etikett: "nötter, även spår" säger köket mer än "nötallergi".
Allergi eller preferens. Låt gästerna skilja på det som gör dem sjuka och det de helst inte äter. Köket hanterar dem olika, och det ska det få göra.

I vårt planeringsverktyg Vårt bröllop skriver ni menyn rätt för rätt och lägger till alternativ, och varje gäst väljer i sitt svar på bröllopssidan. Valen och allergierna räknas ihop åt er, och ni får en kökslista att kopiera eller skriva ut.

Så får köket en lista det kan läsa, på dess språk

Ett kök som får tio vidarebefordrade mejl och en skärmbild gör fel. Ge det en enda lista:

Antal per rätt, för varje del av menyn.
Varje allergi och specialkost med namn och bord, gärna med platsnummer om maten serveras vid bordet. Det är så servitören vet vilken tallrik som ska till vem.
Kökets språk. Fråga lokalen vilket språk köket arbetar på. Skriv allergierna på det språket, eller på engelska med det lokala ordet bredvid. Undvik förkortningar och egna koder.
En mottagare. Skicka listan till en kontaktperson och be om en skriftlig bekräftelse på att köket har fått den.
En person på plats. Fråga vem som har listan på bröllopskvällen och vem gästerna kan vända sig till med en fråga om maten.

Har en gäst en svår allergi är det värt att gästen själv pratar med köket eller koordinatorn före middagen. Ni är värdar, inte mellanhänder för allt.

Allergimärkning i EU-länderna: vad lokalen ska kunna svara på

Inom EU styrs allergiinformationen av förordning (EU) nr 1169/2011 om livsmedelsinformation till konsumenter. Enligt EU-kommissionen är allergiinformation obligatorisk även för mat som inte är färdigförpackad, också på restauranger och kaféer. Det gäller alltså en catering eller ett hotellkök i Italien, Grekland, Spanien, Portugal, Kroatien eller Frankrike. Förordningens bilaga II räknar upp 14 ämnen och produkter:

spannmål som innehåller gluten, kräftdjur, ägg, fisk, jordnötter, sojabönor, mjölk (laktos inräknad), nötter som mandel, hasselnöt och valnöt, selleri, senap, sesamfrön, svaveldioxid och sulfiter, lupin och blötdjur.

Hur informationen lämnas, skriftligt på menyn eller muntligt av personalen, får varje land bestämma själv. Fråga därför lokalen hur de gör, och be om allergenerna per rätt skriftligt när menyn är bestämd. Listan säger vad rätten innehåller. Fråga separat hur köket undviker spår från andra rätter, om någon gäst behöver det.

Utanför EU, till exempel i Turkiet, Thailand eller Sri Lanka, gäller landets egna regler. Ställ samma frågor skriftligt och utgå inte från att svaren blir desamma. Vad ni mer kan be en leverantör om innan ni bokar går vi igenom i så kontrollerar ni en leverantör utomlands.

Bordsplacering när ni inte har sett lokalen: be om ritning, bordsformer och mått

Bordsplaceringen bygger på rummet, och rummet har ni kanske bara sett på bilder. Be lokalen om:

En ritning med mått över platsen där middagen ska vara. Är middagen utomhus, be också om ritningen för reservplatsen vid regn, för den ser ofta annorlunda ut.
Vilka bord de har: runda, långa eller fyrkantiga, hur stora, och hur många som får plats vid varje form.
Det som inte går att flytta: dörrar, trappor, pelare, bar, buffé, dansgolv och var musiken står.
Bilder från ett tidigare bröllop i samma rum, dukat. De säger mer än en ritning om hur trångt det blir.

Lokaltypen avgör mycket. En villa med terrass, ett hotell med festsal och en vingård har helt olika förutsättningar, och dem jämför vi i guiden till bröllopslokaler utomlands. I Vårt bröllop kan ni rita lokalen i skala, dra borden dit de ska stå och placera gästerna plats för plats. Där finns bara de som har svarat ja eller inte har svarat än.

Familjer, språk och barn vid borden

Ett bröllop utomlands samlar ofta människor som aldrig har träffats, ibland utan ett gemensamt språk. Några principer som brukar hålla:

Språk. Sätt minst en person vid varje blandat bord som talar båda språken. Ett bord där halva sällskapet inte förstår den andra halvan blir en lång kväll.
Barn. Placera små barn nära sina föräldrar och fråga lokalen om barnstolar. Ett barnbord fungerar för större barn om det står inom synhåll.
Äldre gäster sitter bättre nära utgång och toalett och en bit från högtalarna.
Gäster som inte känner någon placeras bredvid någon ni vet tar hand om dem.
Familjer med spänningar, till exempel skilda föräldrar, mår bäst av egna bord på ungefär samma avstånd från er.

Har ni flera middagar under en bröllopshelg behöver inte alla ha bordsplacering. Det går bra att låta välkomstmiddagen vara fri och bestämma platserna bara på själva bröllopsdagen. Hur en sådan helg kan läggas upp beskriver vi i guiden om bröllop över flera dagar.

När listan är klar: vem får vad och när

Ordningen spelar större roll än datumen, och datumen bestämmer lokalen. Fråga redan när ni skriver avtalet när köket senast vill ha antal, menyval och allergier, och få in det i avtalet. Sedan:

Sätt ert OSA-datum så att ni hinner påminna dem som inte har svarat före lokalens sista dag.
Påminn dem som inte har svarat, med ett datum.
Skicka antal, menyval och allergier till köket och be om en bekräftelse.
Gör bordsplaceringen när ni vet vilka som kommer.
Skicka bordsplaceringen och kökslistan med bord och platsnummer till lokalen eller koordinatorn, i samma version.
Bestäm vem på lokalens sida som tar emot sena ändringar, och ta med listorna utskrivna.

Källor och tillförlitlighet

Uppgifterna om allergiinformation kommer från EU:s officiella källor, lästa 24 oktober 2026:

Att allergiinformation är obligatorisk även för mat som inte är färdigförpackad, också på restauranger: Europeiska kommissionen, Food information to consumers - legislation
De 14 ämnena och produkterna, och att varje land får bestämma hur informationen lämnas: Förordning (EU) nr 1169/2011, bilaga II och artikel 44 (EUR-Lex)

Det som står om planeringsverktyget kommer från verktygets egen presentationssida. Råden om OSA, kökslistor och bordsplacering är redaktionens egna, inte regler, och lokalens villkor och tidsgränser går alltid före.